Aprire una sede operativa in Spagna: principali implicazioni fiscali, legali e lavoristiche
Sempre più imprese italiane stanno valutando l’apertura di una sede operativa stabile in Spagna, con personale e uffici locali. Un passo strategico che comporta vantaggi organizzativi, ma anche una serie di obblighi fiscali, civilistici e previdenziali da pianificare con attenzione fin dall’avvio.
L’impresa italiana può scegliere tra due modalità operative principali:
- Apertura di una stabile organizzazione (sucursal) – in questo caso si costituisce una filiale iscritta al Registro Mercantil spagnolo, con proprio codice fiscale (NIF), rappresentante locale e contabilità separata per le attività svolte nel Paese. I redditi della branch sono tassati in Spagna come “establecimiento permanente”.
- Costituzione di una società controllata di diritto spagnolo (S.L.) – una sociedad limitada con propria personalità giuridica, capitale minimo, atto pubblico notarile e iscrizione al Registro Mercantil. Si tratta di un soggetto autonomo, fiscalmente residente in Spagna.
In entrambi i casi, è necessario gestire l’intera fase di set-up amministrativo: iscrizione censuaria tramite Modello 036, posizioni IVA e ritenute, registrazioni previdenziali presso la Seguridad Social, gestione paghe e contratti collettivi, adempimenti su sicurezza, lavoro e privacy.
Il quadro fiscale
Le società e le stabili organizzazioni spagnole sono soggette all’Impuesto sobre Sociedades (IS), con aliquota ordinaria del 25%. La dichiarazione annuale avviene tramite Modello 200, mentre gli acconti si versano con Modello 202 nei mesi di aprile, ottobre e dicembre.
Sul fronte IVA, la gestione varia in base ai volumi e alla struttura:
- Liquidazioni periodiche tramite Modello 303 (mensile o trimestrale) e, se previsto, riepilogo annuale Mod. 390;
- Operazioni intracomunitarie con presentazione del Mod. 349;
- Obbligo di trasmissione telematica SII – Suministro Inmediato de Información per le grandi imprese (oltre 6,01 milioni di euro di fatturato), con eliminazione dei modelli 347 e 390;
- Fatturazione con IVA spagnola, salvo i casi specifici in cui si applica il reverse charge previsto dalla LIVA.
Completano il quadro gli adempimenti periodici relativi alle ritenute fiscali (Mod. 111 e riepilogo Mod. 190 per lavoro dipendente e autonomi, Mod. 115 e 180 per locazioni) e all’imposta sulle attività economiche (IAE), dovuta sopra determinate soglie di fatturato ma per la quale è sempre obbligatoria la corretta classificazione iniziale.
Adempimenti lavoristici e previdenziali
Sul piano operativo, la società o la branch deve iscriversi alla Seguridad Social ottenendo il Código de Cuenta de Cotización (CCC). Tutte le comunicazioni relative ad assunzioni, cessazioni e variazioni contrattuali si gestiscono telematicamente tramite il Sistema RED, mentre la contribuzione mensile avviene con i flussi RLC/RNT nel Sistema de Liquidación Directa.
È inoltre obbligatorio tenere il registro orario dei dipendenti (control de jornada) ai sensi del RDL 8/2019 e rispettare la normativa sulla prevenzione dei rischi sul lavoro (PRL), organizzando un servizio interno o esterno per la sicurezza e la sorveglianza sanitaria.
Le condizioni contrattuali devono seguire il convenio colectivo applicabile, che stabilisce inquadramenti, livelli retributivi e orari. Per le imprese con almeno 50 dipendenti è previsto l’obbligo di predisporre un Piano di uguaglianza (Plan de Igualdad), mentre tutte le aziende devono tenere un registro retributivo.
Aspetti civilistici, contabili e privacy
La società deve adottare la contabilità secondo il PGC spagnolo, legalizzare i libri contabili e depositare il bilancio annuale presso il Registro Mercantil. In materia di protezione dei dati, si applicano il GDPR e la normativa spagnola LOPDGDD: occorre mantenere il registro delle attività di trattamento, valutare la necessità di nominare un DPO (Delegado de Protección de Datos) e, se nominato, notificarlo all’autorità competente.
Per gli uffici operativi, molti Comuni (come Madrid) prevedono procedure semplificate tramite dichiarazione responsable, ma è sempre opportuno verificare i requisiti locali e gli eventuali titoli abilitativi richiesti.
L’apertura di una sede operativa in Spagna rappresenta un’evoluzione naturale per molte imprese italiane già presenti con depositi o attività commerciali.
Si tratta però di un percorso che richiede una pianificazione strutturata, per integrare aspetti fiscali, lavoristici e legali in un quadro coerente. Una gestione accurata delle prime fasi permette di costruire una presenza solida, conforme e pienamente operativa sin dall’avvio.