Tax Control Framework: come adottare un sistema efficace e coerente

Esporre con chiarezza il proprio modello di governance fiscale e dettagliare il contributo fiscale nei vari paesi in cui si opera è un passaggio fondamentale per dimostrare la sostenibilità aziendale. La trasparenza del sistema di controllo del rischio fiscale non solo rafforza la fiducia del mercato, degli investitori e delle istituzioni bancarie ma è anche una testimonianza tangibile dell’impegno verso pratiche commerciali responsabili; al contrario, l’omissione di tali informazioni potrebbe compromettere la credibilità aziendale e la strategia di comunicazione sulla sostenibilità, minando le relazioni con gli stakeholder e riducendo le opportunità di investimento e finanziamento.

L’adozione di un Tax Control Framework è oramai una prassi consolidata a livello internazionale e la gestione preventiva del rischio fiscale diventerà sempre più essenziale, considerando le evoluzioni e gli automatismi nei controlli delle autorità fiscali.

Il rischio fiscale viene definito, dall’art. 3 del D.Lgs. n. 128/2015, come il rischio di operare in violazione delle norme tributarie o in contrasto con i principi o gli obiettivi del sistema fiscale. L’azienda deve essere consapevole dei confini tra legittimo risparmio fiscale (strategic tax planning) e violazioni dirette (tax evasion) o indirette (tax avoidance o abuso) della normativa.

Al fine di ridurre al minimo il rischio di violare norme tributarie e garantire trasparenza e collaborazione con l’amministrazione finanziaria è pertanto cruciale definire la gestione del rischio fiscale, definendone le modalità operative.

Non solo.

La gestione della variabile fiscale e l’approccio nella gestione dei rischi connessi alla corretta determinazione delle imposte sono diventati elementi essenziali all’interno del panorama degli indicatori di sostenibilità, oggi sintetizzati nell’acronimo ESG.

L’aspetto ambientale include gli incentivi fiscali, il sociale abbraccia il contributo attraverso il pagamento delle imposte, mentre la governance riguarda la strategia fiscale, la gestione del rischio fiscale e il rapporto con le autorità.

Requisiti fondamentali del sistema di controllo del rischio fiscale

Il sistema di controllo del rischio fiscale deve rispettare una serie di criteri imprescindibili per garantire la sua efficacia e coerenza. Questi requisiti delineano le fondamenta su cui si basa la gestione responsabile e trasparente delle questioni fiscali all’interno di un’azienda.

Strategia fiscale

Al centro del sistema di controllo del rischio fiscale risiede una strategia ben definita e documentata. Questa strategia deve riflettere gli obiettivi chiave dei vertici aziendali in relazione alla variabile fiscale, tenendo conto della propensione al rischio dell’azienda, del coinvolgimento dei vertici nelle decisioni di pianificazione fiscale e degli obiettivi stabiliti per i processi di gestione del rischio fiscale.

Ruoli e responsabilità

È fondamentale che il sistema assicuri una chiara assegnazione dei ruoli a individui con competenze adeguate ed esperienza comprovata, garantendo una separazione efficace dei compiti. Ogni ruolo deve essere associato a precise responsabilità legate ai processi di identificazione, valutazione, gestione e controllo del rischio fiscale, con il rispetto delle procedure a tutti i livelli aziendali.

Procedure
Il sistema deve essere dotato di procedure robuste per condurre le seguenti attività:

– rilevazione del rischio: identificazione e mappatura dei rischi fiscali associati ai processi aziendali;

– misurazione del rischio: valutazione quantitativa e qualitativa dell’entità dei rischi fiscali;

– gestione e controllo del rischio: definizione e attuazione di azioni mirate a mitigare i rischi e prevenire eventuali violazioni normative.

Monitoraggio

Sono necessarie procedure efficaci di monitoraggio che consentano di individuare tempestivamente eventuali inefficienze o errori nel funzionamento del sistema, attivando così le azioni correttive necessarie. Questa attività di costante supervisione garantisce un continuo miglioramento e adattamento del sistema.

Adattabilità al contesto

Il sistema deve essere flessibile e in grado di adattarsi ai cambiamenti significativi sia interni che esterni all’azienda, comprese le modifiche della legislazione fiscale. Questa capacità di adattamento assicura che il sistema rimanga sempre allineato agli obiettivi e alle esigenze dell’azienda.

Relazione agli organi di gestione

Infine, il sistema deve prevedere l’invio regolare di una relazione agli organi di gestione, almeno una volta all’anno. Questa relazione fornisce un resoconto dettagliato degli esiti delle attività di monitoraggio, delle eventuali azioni correttive adottate e dei risultati ottenuti, consentendo agli organi di gestione di esaminare e valutare adeguatamente le performance in materia fiscale.

Il documento sulla strategia fiscale

La strategia fiscale adottata dall’azienda deve essere rappresentata in un documento ufficiale, firmato dagli amministratori, che delinea il piano d’azione a lungo termine prescelto. Questo piano, sia a livello strategico che operativo, definisce chiaramente gli obiettivi della società relativi alla variabile fiscale.

In tale documento sulla strategia fiscale si individuano, tra gli altri, percorsi che includono, ad esempio, la definizione di meccanismi di incentivazione per i manager, l’adozione di procedure dettagliate per mitigare i rischi fiscali e un approccio trasparente verso le autorità fiscali, che può comprendere l’utilizzo di strumenti come ruling e interpelli.

In conclusione, in un contesto di crescenti e variegati obblighi di trasparenza rispetto alla gestione della fiscalità, l’atteggiamento che sembra premiare è quello di sostituire la logica della compliance, che si limita a rincorrere gli adempimenti, con una pianificata strategia di disclosure puntuale e anzi allargata rispetto ai requisiti normativi: trasformando una minaccia in una interessante opportunità di comunicazione al mercato del ruolo e della responsabilità dell’impresa nella contribuzione ai bisogni dei Paesi ove opera e al benessere delle nostre società.

In che modo la compliance fiscale influenza la sostenibilità aziendale?

È opportuno evidenziare gli aspetti della gestione fiscale che influenzano il giudizio di sostenibilità aziendale, espresso dal mercato e dagli investitori. L’attenzione verso la fiscalità e la trasparenza nella sua rappresentazione sono diventate garanzie fondamentali per essere considerati sostenibili. In questo contesto, fornire al mercato informazioni sulla conformità normativa fiscale, la strategia fiscale adottata, il grado di rischio accettato, l’approccio al tax planning e la relazione con l’Autorità fiscale diventano elementi chiave per la sostenibilità.

I criteri ESG (Ambientali, Sociali e di Governance) e la loro integrazione nelle attività aziendali sono centrali sia nel reporting non finanziario, dove le imprese attestano la propria sostenibilità, sia nelle attività di risk management bancario, in cui le banche devono valutare il rischio di controparte nei processi di investimento e di erogazione di crediti.

Le banche, anche per il tramite di agenzie di rating, valutano già gli aspetti di sostenibilità aziendale, compresi quelli legati alla fiscalità: nei questionari sulle metriche ESG inviati alle imprese, la strategia fiscale, la gestione del rischio fiscale e la rappresentazione delle imposte pagate nelle diverse giurisdizioni sono elementi considerati per valutare il rating di sostenibilità aziendale.

In questo contesto, il Tax Control Framework rappresenta uno strumento fondamentale per la gestione adeguata del rischio fiscale e della conformità ai principi ESG.